Utylizacja dokumentów jest konieczną czynnością w każdej firmie, bez względu na rodzaj prowadzonej przez nią działalności. Trudno wyobrazić sobie biznes, w którym nie obraca się dokumentami zawierającymi dane osobowe, księgowe czy inne dane poufne. Obowiązek zabezpieczenia materiałów niejawnych wynika z przepisów, m.in. RODO i ustawy o ochronie informacji niejawnych, ale bez wątpienia skuteczna ochrona dokumentów przed ich niekontrolowanym rozpowszechnieniem zwyczajnie leży w interesie przedsiębiorców. Wyciek danych w firmie zawsze bowiem skutkuje kłopotami – od utraty wiarygodności począwszy, na karach finansowych, kończąc. Komu powierzyć niszczenie dokumentów, by nie wpędzić firmy w tarapaty?
Jak powinna wyglądać bezpieczna utylizacja dokumentów?
Na rynku funkcjonuje wiele firm oferujących usługi niszczenia dokumentów i nośników danych. Niestety nie oznacza to, że każdej z nich warto zlecić utylizację dokumentów firmowych. Bezpieczne niszczenie dokumentów wymaga precyzyjnego wypełnienia wielu wymogów stawianych przez prawo, rzetelności, przemyślanych i sprawdzonych procedur oraz doświadczenia. Podmiot świadczący usługę utylizacji materiałów niejawnych musi ponadto legitymować się odpowiednimi pozwoleniami i certyfikatami oraz przeszkoloną kadrą. Jeśli utylizacja dokumentów firmowych ma skutkować bezpowrotnym i profesjonalnym zniszczeniem, wybrany usługodawca musi również posługiwać się specjalistycznym i zgodnym z normami sprzętem (np. z normą DIN 66399), odpowiednio zabezpieczonymi pojemnikami na dokumenty, flotą pojazdów dostosowanych do transportu materiałów poufnych. Poza tym niektóre metody niszczenia dokumentów, zwłaszcza nośników danych, wymagają użycia zaawansowanych technologii oraz urządzeń. Nie każda firma polecająca swoje usługi utylizacji danych faktycznie taki profesjonalny sprzęt posiada. Nie każda wie, jak zrobić z niego użytek w zgodzie ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi. W związku z tym nie wszyscy usługodawcy obiecujący profesjonalną utylizację dokumentów rzeczywiście mogą zagwarantować realizację usługi na należytym poziomie oraz pełne bezpieczeństwo danych jej powierzonych.
Komu zlecić niszczenie dokumentacji i materiałów niejawnych?
Przy wyborze firmy niszczącej dokumenty warto kierować się reputacją i dorobkiem potencjalnego usługodawcy. Należy sprawdzić również uprawnienia posiadane przez firmę utylizującą dane. W Polsce od lat z powodzeniem działa w tej branży np. Stena Recycling, firma zajmująca się także zarządzaniem odpadami. Jedną z usług oferowanych przez liczne oddziały Stena Recycling jest właśnie profesjonalna utylizacja dokumentów. Jeśli zatem wybór zaufanych fachowców, którym zlecimy niszczenie dokumentów firmowych, jest kłopotliwy, a chcemy spać spokojnie, najlepiej zdecydować się na tak doświadczonych i wiarygodnych specjalistów,. Klient zlecający niszczenie dokumentów pracownikom Stena Recycling może np. na monitorować w czasie rzeczywistym realizację usługi, a o wszelkie kwestie prawno-formalne, np. obieg dokumentacji poświadczającej zniszczenie danych dbają specjalnie wyszkoleni pracownicy Stena Recycling.
