Podróż służbowa to przedsięwzięcie, które wymaga perfekcyjnej organizacji. Pracownik, który wyrusza w delegację jest reprezentantem firmy, dlatego powinien być skupiony przede wszystkim na obowiązkach służbowych. Dzięki dokładnemu zaplanowaniu wyjazdu, można do minimum ograniczyć niespodziewane sytuacje dotyczące np. zakwaterowania czy dotarcia na miejsce.
Zarezerwuj nocleg
Planowanie służbowego wyjazdu najlepiej rozpocząć od rezerwacji miejsca do odpoczynku i snu. Apartamenty i noclegi w Warszawie, szczególnie te znajdujące się w ścisłym centrum są najlepszym wyborem, taka lokalizacja dodatkowo ułatwia poruszanie się po mieście. W przypadku, gdy musisz jednocześnie zorganizować biznesowy meeting apartament będzie idealny. Luksusowe i przestronne wnętrze jest dużo lepsze niż stolik w restauracji. Wynajęcie noclegu w centrum daje również możliwość zwiedzenia Starego Miasta i najpopularniejszych zabytków w czasie spacerów po wypełnieniu wszystkich pracowniczych obowiązków.
Zrób kopie zapasowe i szczegółowy plan działania
Przed wyjazdem utwórz kopie niezbędnych dokumentów. Możesz zapisać je na dysku zewnętrznym lub zeskanować za pomocą mobilnej aplikacji np. na smartfon. Dzięki temu unikniesz niepowodzenia na wypadek awarii, kradzieży lub zgubienia laptopa zawierającego wszystkie najważniejsze pliki. Aplikacja do skanowania będzie również przydatna do przechowywania rachunków i faktur, które będą potrzebne do rozliczenia się z podróży. Opracuj agendę spotkań biznesowych oraz stwórz plan działania godzina po godzinie. To znacznie ułatwi i przyspieszy wykonanie tego, co masz do zrobienia. Pamiętaj też o ustawieniu autorespondera na skrzynce mailowej z dokładnymi datami, kiedy będziesz przebywać poza biurem. Nieodłącznym akcesorium w czasie podróży służbowej jest również power bank.
Zbieraj paragony i faktury
Masz obowiązek rozliczenia się z podróży służbowej w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia będą ci potrzebne wszystkie paragony i faktury, dlatego pamiętaj o tym, by zbierać wszystkie potwierdzenia zakupu, również te z transakcji bezgotówkowych (płatności kartą). Przydatna będzie koperta lub foliowa koszulka.
Zadbaj o wygląd
W czasie biznesowego spotkania ważne jest nie tylko perfekcyjne przygotowanie się do niego od strony merytorycznej, ale równie istotny jest wygląd. Pamiętaj o tym, aby wziąć ze sobą dodatkowy zestaw eleganckiej odzieży. To dobre zabezpieczenie np. na wypadek zaplamienia, upałów, szczególnie gdy masz w planie kilka biznesowych meetingów.