Każdy w życiu musiał przeżyć chociaż jedno szkolenie. Bywało, że w jego trakcie zdarzały się nieprzewidziane przerwy, na przykład z powodu złego funkcjonowania technologii czy rozpaczliwego poszukiwania odpowiedniego kabla, którym można by połączyć rzutnik z laptopem. Jakież to irytujące! Można jednak tego uniknąć, odpowiednio wybierając i konfigurując sale szkoleniowe. Niekoniecznie wymaga to indywidualnego przygotowania do każdego szkolenia.
Przejściówki
Żadne szkolenie nie może się obyć bez prezentacji czy demonstracji działania danego programu na żywo. Podstawowym sprzętem, który powinien znaleźć się w sali szkoleniowej, jest zatem laptop z odpowiednią ładowarką. Pod ręką powinno być parę przejściówek różnych typów, tak aby w przypadku, gdyby prelegent chciał podłączyć swój własny sprzęt, nie musiał rozpaczliwie szukać kabli po całym budynku. To absolutne minimum wyposażenia sali, biorąc pod uwagę różnorodność modeli laptopów i ich rozmiarów.
Obraz i dźwięk
Przyda się także rzutnik oraz dobrej jakości ekran, na którym można wyświetlić całą prezentację bez obawy o przewymiarowanie czy wybieganie części prezentacji poza ekran. To częste problemy prelegentów, które można zignorować (ale czasami są mało estetyczne), ale można też je rozwiązać z góry, testując od razu ekran, na którym mają być wyświetlane projekcje z laptopów. Warto także od razu zadbać o jakość dźwięku i jasne instrukcje co do włączania lub wyłączania mikrofonów – nie wszystkie są intuicyjne w obsłudze, a na rozwiązywaniu technicznych problemów potrafi zejść nawet kwadrans planowanej prelekcji!
Napoje
Sale szkoleniowe powinny dysponować przede wszystkim wodą, najlepiej sporymi ilościami. Woda to podstawowy napój, który pozwala nie tylko przetrwać konferencję, ale i przede wszystkim pomaga bardziej nerwowym lub gadatliwym prelegentom podczas ich prezentacji. Ekspres do kawy i czajnik na herbatę to miłe bonusy, zwłaszcza jeśli konferencja rozpoczyna się o siódmej rano i wszyscy są niewyspani.
Elementy dodatkowe
Na pewno uczestnicy docenią niewielką odległość między salami szkoleniowymi a toaletami, do tego odpowiednio oznakowaną. Szukanie toalet w nowym i jeszcze nieznanym budynku to często czasochłonna czynność, a jeśli się znajdują daleko, lub wręcz na innym piętrze, można się spodziewać tłoku na schodach czy w windzie. Warto, aby budynek był pod tym względem odpowiednio rozplanowany, nikt bowiem nie lubi tracić czasu na poszukiwania. Najważniejsze jest jednak, aby odpowiednio oznakować drogowskazy do każdego możliwego pomieszczenia, którego mogą poszukiwać uczestnicy danego szkolenia.
Specjalne życzenia
Sporo także zależy od rodzaju danej konferencji czy imprezy. Jeśli sale szkoleniowe mają być przeznaczone na zorganizowanie konwentu, warto zapytać organizatorów, czego potrzebują i jednocześnie określić oczekiwania – jeśli konwent czy impreza odbywają się w budynku, gdzie inni pracują, warto o tym uprzedzić zarówno samych pomysłodawców, jak i uczestników, a także pracowników. Wówczas można uniknąć irytacji związanych ze zbyt głośnym zachowaniem uczestników. Warto także spytać o specjalne życzenia – być może istnieją rzeczy, które mogą ułatwić organizację danego szkolenia i zwiększyć zadowolenie ludzi z niego, a są błahostką dla właściciela sali szkoleniowej.
Artykuł powstał przy współpracy z portalem Dom Wiedzy: http://dom-wiedzy.pl/sale-szkoleniowe/