Papierowe faktury to już przeszłość – coraz więcej firm decyduje się na wygodniejsze e-faktury. Jakie są główne zalety fakturowania elektronicznego?
W przeszłości faktura VAT, jej korekta czy duplikat mogły mieć tylko formę dokumentu papierowego. Jednak od kilkunastu lat polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z alternatywnego rozwiązania – to e-faktura, czyli faktura elektroniczna.
Obecnie e-faktury spotykane są coraz częściej – zarówno w wymianie dokumentów między firmami, jak również przekazywane są konsumentom jako potwierdzenie sprzedaży.
Czym dokładnie są faktury elektroniczne i jakie są główne zalety ich stosowania?
Faktura elektroniczna – co to jest?
Zgodnie z zapisami Ustawy o VAT przez e-fakturę, czyli fakturę elektroniczną rozumie się dokument, który jest wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym i posiada cechy faktury.
Zatem fakturą elektroniczną może być każdy dokument, który zawiera wymagane przez Ustawę informacje – takie, jak w fakturze papierowej. Nie musi jednak posiadać podpisu elektronicznego.
W formie elektronicznej można wystawiać aktualnie faktury VAT, duplikaty faktur oraz faktury korygujące.
E-faktura musi spełnić określone wymagania:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
- właściwe oznakowanie w archiwum faktur,
- bezzwłoczna dostępność w razie kontroli organów podatkowych i kontroli skarbowej.
Przepisy nie wskazują, w jakim formacie powinna być przygotowana e-faktura. Najczęściej stosuje się dwa formaty – PDF lub XML, przy czym dla firm korzystniejszym wyborem jest XML, ponieważ pozwala na pełne wykorzystanie zalet fakturowania elektronicznego.
Wsparciem w obsłudze e-faktur są też odpowiednie programy i systemy informatyczne, na przykład EDI – elektronicznej wymiany danych, które umożliwiają bezpieczną wymianę dokumentów elektronicznych takich jak faktury. W Polsce systemy EDI wdraża między innymi firma Edison – lider w branży z przeszło 20-letnim doświadczeniem.
Dlaczego warto zacząć stosować e-faktury?
- redukcja kosztów – faktury elektroniczne to brak opłat za papier, drukowanie, pakowanie i wysyłkę, a także są tańsze w przechowywaniu niż dokumenty papierowe,
- szybkość i terminowość – e-faktura może być natychmiast przekazana do odbiorcy, na przykład z użyciem systemów EDI,
- oszczędność czasu – przygotowanie faktury elektronicznej jest bardzo szybkie, oszczędza się także czas związany z jej obsługą,
- uproszczona archiwizacja – e-faktura nie zajmuje przestrzeni, można przechowywać ją na dyskach, pamięciach przenośnych, on-line,
- ekologia – faktury elektroniczne są przyjazne dla środowiska naturalnego,
- mniejsze ryzyko błędów danych – faktury elektroniczne przygotowywane i przesyłane z odpowiednim oprogramowaniem zawierają mniej błędów niż ich papierowe odpowiedniki,
- większe bezpieczeństwo – e-faktury mają mniejsze ryzyko utraty niż dokumenty papierowe.
Zatem e-faktura to sprawdzony wybór dla każdego przedsiębiorcy, który chce prowadzić swój biznes jeszcze wydajniej. Teraz każdy może zacząć e-fakturować!
