Jedne mniej ważne, drugie wręcz priorytetowe, a jeszcze inne zaległe, które już dawno powinny zostać oddane do archiwizacji. Co je łączy? Są dokumentami zajmującymi dowolne miejsce na biurku lub – niestety – obok niego. Nie ma co się dziwić, zarządzanie dokumentami w firmie nie należy do łatwych zadań. Jednakże istnieją rozwiązania, które mogą pomóc w porządkowaniu dokumentów i lepszej pracy z nimi.
Zarządzanie dokumentami
Każde przedsiębiorstwo pracuje z różnego rodzaju dokumentami. Czym dokładnie jest dokument? Mówiąc ogólnie, to nośnik pewnej zawartości. Dlaczego nośnik? Ponieważ zawartość może zostać zapisana na papierze czy też w formie elektronicznej, a nawet audiowizualnej. W większości przypadków firmy borykają się z problemem dużej ilości dokumentów w formie papierowej, nad którymi czasem ciężko zapanować. Zarządzanie dokumentami w danym przedsiębiorstwie polega na pracy z nimi wedle określonych standardów, aby je odpowiednio zabezpieczyć oraz korzystać z nich. Firma nie może sobie pozwolić na ich dowolną utratę, a znalezienie potrzebnych informacji w danych dokumentach wpływa na wydajność pracy. Ważne jest, aby określone standardy brały pod uwagę przydatność i przeznaczenie, sposób zatwierdzania, obieg oraz metodę przechowywania dokumentów. Dobre zarządzanie dokumentami redukuje niepotrzebne kopie danego dokumentu, a także dba o aktualność dokumentacji.
System zarządzania dokumentami
Aby usprawnić pracę z dokumentami powstały specjalne programy. W skrócie ich działanie można opisać w krótkich kilku krokach. Na samym początku dany dokument zostaje przekształcony w jego elektroniczną wersję. W kolejnym kroku osoba wprowadzająca nowy dokument dokonuje jego szczegółowego opisu. Następnie inna osoba dokonuje weryfikacji dokumentu, a zatwierdzając go przesyła do elektronicznego archiwum, które jest dostępne dla innych pracowników. Wszystko wydaje się proste, ale czy dokumenty będą bezpieczne? Producenci takich oprogramowań, zapewniają, że wszystkie dokumenty znajdujące się w bazie danych są bezpieczne. Dodatkowymi zabezpieczeniami stają się wówczas nadawane przez administratorów uprawnienia do np. zatwierdzenia czy skorzystania z danego dokumentu, a także możliwości dodania elektronicznego podpisu. Niektóre z programów posiadają dodatkowe możliwości, zależne od potrzeb zamawiającego usługę.
Korzyści z korzystania
Taki obieg dokumentów zdaje się znaleźć zastosowanie wszędzie tam, gdzie firma chce zwiększyć wydajność pracy swoich pracowników oraz zoptymalizować obieg dokumentów. Wprowadzenie takiego systemu niesie za sobą duże korzyści. Pracownik nie traci czasu na żmudnym sortowaniu i porządkowaniu stosu dokumentów do teczek. Dany dokument zostaje szybko zeskanowany i wprowadzony do systemu. Prawidłowo opisany, zawiera dane, które później szybko inni mogą wyszukać wpisując kilka słów na klawiaturze. Przy okazji tworzone jest elektroniczne archiwum. Co więcej, koniec z dźwiganiem i doręczaniem dokumentów osobiście. Zeskanowane dokumenty zostają przesłane drogą elektroniczną za pomocą jednego kliknięcia myszki. To znacznie ułatwia ich obieg. Warto szerzej jeszcze opisać dodatkowe moduły oferowane przez producentów takich systemów, bowiem nie tylko dokumentacja jest w firmie najważniejsza. Dlatego przedsiębiorstwa mogą stworzyć listę zadań do wykonania, wybrać opcję alertów przypominających o zakończeniu terminu realizacji, czy też usprawnić swoim pracownikom przesyłanie i generowanie elektronicznych wniosków np. o urlop. A wszystko to może znajdować się na jednej platformie. Dodatkowym plusem niektórych z takich systemów jest ich mobilność i dostęp do potrzebnych informacji w smartphonie czy tablecie.
